Nikolaus Schrenk, Vorsitzender Geschäftsführer der IT des Bezirks Oberbayern GmbH (ITBO)

Andreas Hein, Abteilungs- und Projektleiter Verwaltung/IT

Dr. Benedikt Ehlich, Oberarzt Fachbereich Allgemeinpsychiatrie

Dr. Tobias Winkler, Chefarzt in der Klinik für Neurologie

Dr. Karsten Jens Adamski, Geschäftsführer des kbo-Inn-Salzach Klinikums (kbo-ISK)

von links nach rechts

Erfolgreiche Einführung der digitalen Akte im kbo-ISK: Ein gemeinschaftliches Projekt zur Digitalisierung und Verbesserung der Patientenversorgung

Gertrud Engstle: Wie wurde das Projekt „Einführung der digitalen Akte im kbo-ISK“ organisiert und umgesetzt?

Nikolaus Schrenk: 2018 gründeten wir zusammen mit Klinikgeschäftsführern die kbo-EVA, um die Digitalisierung anders anzugehen. Wir schufen eine Gesellschaft, die nur den Kliniken gehört, sodass sie ihren Digitalisierungsgrad selbst bestimmen können. Dies war Teil unserer Strategie, kbo zu digitalisieren und sowohl das Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden zu verbessern als auch die Patientensicherheit zu erhöhen. Mit der kbo-EVA und Unterstützung verschiedener Experten entwickelten wir einfache, schnelle Standards für eine digitale Visite im kbo-ISK. Der Neubau bot die Gelegenheit, neue Prozesse einzuführen. Wir erneuerten das Projektmanagement, die Lieferantensteuerung und den Datenschutz. Das kbo-ISK setzte in beeindruckender Performance die nächsten Schritte um, was zu einem schnellen und qualitativ hochwertigen Projekt führte.

Dieses Modell dient nun als Vorreiter für alle kbo-Kliniken. Von den Erfahrungen profitieren alle, sei es bei Visitenwagen, WLAN-Einbindung oder neuen Betriebssystemen. Eine glückliche Fügung ermöglichte uns die Nutzung der IGEL-Systeme. Wichtig war, das Gesamtbild und die Kosten im Blick zu behalten, um allen Mitarbeitenden und Patienten das gleiche Niveau zu bieten. So haben wir gemeinsam aus der großen kbo-Strategie ein agiles, erfolgreiches Projekt gemacht.

Andreas Hein: Wir haben uns zuerst mit den Ärztinnen und Ärzten und Pflegerinnen und Pflegern zusammengesetzt, um herauszufinden, was die Anforderungen der Hardware vor Ort sind und was am besten für die Umsetzung geeignet ist, wie beispielsweise Laptops oder Visitenwägen und sie in Zusammenarbeit mit der ITBO eingebunden. Beginnend in der Neurologie haben wir die Inbetriebnahme auf den ganzen Neubau und auch auf alle Stationen flächendeckend ausgedehnt.

Dr. Benedikt Ehlich: In Deutschland erwarten Patientinnen und Patienten, dass wir digital arbeiten, alles funktioniert, datensicher und praktikabel ist.

Wie wurde das Projekt „Einführung der digitalen Akte im kbo-ISK“ organisiert und umgesetzt? 

Dr. Tobias Winkler: Die Tatsache, dass man den Digitalisierungsgrad erhöhen muss, ist auch aufgrund der gesetzlichen Anforderungen klar. Wir hatten durch den Klinikneubau, der im September 2022 bezogen wurde, die große Chance ein Projekt vom weißen Papier weg zu gestalten und unsere eigenen Digitalisierungsstandards zu erhöhen. Wir mussten nicht bestehende Prozesse umbauen, sondern haben komplett neue Strukturen vorgefunden und konnten uns Gedanken machen: „Wie soll es aussehen?“ Es war immer wichtig für alle Beteiligten, dass alle Berufsgruppen frühzeitig mit einbezogen wurden. Deswegen hat es auch sehr, sehr gut und auch schnell geklappt. Wir haben innerhalb der ersten Wochen nach dem Umzug schon so viel geschafft, von dem ich dachte wir würden zwei, drei Jahre dafür benötigen.

Dr. Karsten Jens Adamski: Bei größeren Projekten ist es immer ein Thema, die Kommunikation zwischen den Beteiligten unabhängig von der Organisationsstruktur sicherzustellen und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen. Ich freue mich, dass wir zu Herrn Schrenk und seinem Team einen extrem guten Draht haben und alle Themen kurzfristig und auf kleinerer Ebene adressieren können. Die ITBO ist auf ärztliche und pflegerische Kolleginnen und Kollegen zugegangen, hat deren Bedürfnisse aufgenommen und diese in entsprechende elektronische Prozessketten involviert. Wir konnten das Projekt nur in Zusammenarbeit mit den Experten von der ITBO stemmen, allein hätten wir das nicht geschafft. Dafür nochmals ein dickes Dankeschön.

Nikolaus Schrenk: Den Dank möchte ich zurückgeben. Ich kann nur sagen, es geht nur zusammen. Das kbo-ISK hat sich ganz mutig auf den Weg gemacht. Andreas Hein war ganz neu hier und es war eine Challenge, als Neuer ein solches Projekt „mitzurocken“.

Wenn wir alle unser Wissen zeitgleich zusammen bringen, hat kbo große Kraft Dinge voranzutreiben.

Und da kann ich nur sagen, an die Neuro, an die Mitarbeitenden, an Andreas Hein und seine Truppe, Herrn Adamski und meine eigenen Leute – wir können wirklich stolz auf uns sein.

Die digitale Akte: Effizienz, Sicherheit und Akzeptanz in der modernen Medizin

Gertrud Engstle: Welche Vorteile entstehen durch die digitale Akte für Anwendende und die Patientinnen und Patienten?

Florian Oberbauer: Durch die Umstellung von analogen Kassettendiktaten auf cloud-basierte Spracherkennung, wird eine effizientere und präzisere Dokumentation von Patienteninformationen ermöglicht. Das optimiert Arbeitsabläufe und steigert die Qualität der medizinischen Versorgung.

Dr. Tobias Winkler: Die digitale Akte erleichtert Pflegekräften und Ärztinnen und Ärzten die Arbeit und deren Abläufe, da mehrere Personen zugleich auf sie zugreifen können. Natürlich sind da auch viele Ängste dabei. „Was kommt auf uns zu? Wir haben kein Papier mehr!“ Und nach ein, zwei Wochen haben die Pflegekräfte, Ärzte und auch Therapeuten gesagt:

Wir wollen die digitale Akte nicht mehr hergeben.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Patientensicherheit erhöht wird. Wenn Medikationen elektronisch angeordnet werden, kann die entsprechende Software Dosierungsempfehlungen und Warnmeldungen bei Wechselwirkungen ausgeben.

Dr. Karsten Jens Adamski: Wir haben jetzt eine idealtypisch-konfigurierte Neurologie, mit der wir nicht nur mit einem neuen Gebäude exzellente Medizin betreiben können, sondern ergänzend durch die elektronische Akte echten Mehrwert stiften.