Die ITBO ist Impulsgeber bei Julia Umhaus Masterarbeit „Die Entwicklung von eHealth im Konzern der Kliniken des Bezirks Oberbayern“
Wie gelingt die Digitalisierung im Konzern der Kliniken des Bezirks Oberbayern? Die Masterarbeit von Julia Umhau zeigt praxisnahe Erkenntnisse, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren. Impulsgeber war die ITBO.
Wie Julia Umhau zur ITBO kam
Julia Umhau ist einen langen Weg gegangen, auf dem sie ihre Interessen an Technik und Sozialem zum Beruf machte. Sie studierte Ernährung und Versorgungsmanagement an der Fachhochschule Weihenstephan und verfasste 2006 die Diplomarbeit „eProcurement in der Halbleiterbranche“, die die Digitalisierung im Einkauf thematisiert.
Mit der Masterarbeit „Implementierung von IT-Anwendungen im Konzern der Kliniken des Bezirks Oberbayern“ wird sie ihren berufsbegleitenden Masterstudiengang Sozialmanagement abschließen.
Als Julia Umhau zu Anfang des Jahres 2024 die Stellenausschreibung der IT des Bezirks Oberbayern, kurz ITBO, für eine Praktikantenstelle entdeckte, zögerte sie nicht lange und erkundigte sich, ob auch eine Masterarbeitsstelle vakant sei.
Schnell kristallisierten sich in einem Gespräch mit Nikolaus Schrenk, dem leitenden Geschäftsführer der ITBO heraus, dass die Themen eRezept und eAU interessant sind. Aus dem Praktikum wurde ein Minijob, der im Mai 2024 startete und bis Ende März 2025 andauerte. Ihr Sparringpartner hier ist Johannes Popp, Projektmanager und Ausbildungsleiter bei der ITBO.
Ihr persönliches Interesse zu eHealth kommt aus der engen Verbindung zum medizinischen Alltag in der Familie, in der es zwei Ärzte gibt. Und seit 10 Jahren arbeitet Frau Umhau als Ernährungswissenschaftlerin in der Kinder- und Jugendpsychiatrie der Ludwig-Maximilians-Universität München. Insofern kennt sie beide Seiten der Anwendungsfelder digitaler Werkzeuge von eHealth im Klinikalltag.
Sind Leistungen der ITBO für den Klinikverbund effizient? Wo gibt es Potential zur Verbesserung?
Mit dem Ziel herauszufinden, inwiefern Leistungen der ITBO zielführend und unterstützend für die Digitalisierung der Kliniken des Bezirks Oberbayern (kbo) sind, ging Frau Umhau in die Umsetzung. Bestehende Informationen aus der Literatur bildeten die Basis für weitere Recherchen.
Die zentrale Forschungsfrage dieser Arbeit
Im Fokus dieser Betrachtung steht der aktuelle Stand der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und des elektronischen Rezepts (eRezept) im Konzern der Kliniken des Bezirks Oberbayern.
Dabei ergeben sich mehrere zentrale Fragestellungen: Zum einen geht es darum, welche rechtlichen, organisatorischen, technischen und sozialen Herausforderungen bei der Einführung dieser digitalen Lösungen aufgetreten sind. Darüber hinaus stellt sich die Frage, welche Maßnahmen geeignet wären, um die Einführung und Nutzung weiter zu verbessern sowie die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu stärken. Schließlich wird untersucht, inwiefern die bisher gesammelten Erfahrungen aus den bereits durchgeführten Digitalisierungsprojekten als Grundlage für zukünftige Vorhaben dienen können.
Zentrale Säulen von eHealth sind
- Die Unterstützung bei der Prävention von Krankheiten
- Der zentrale Zugang zu Krankendaten, beispielsweise der elektronischen Patientenakte (ePA)
- Die Qualitätsverbesserung der medizinischen Versorgung: schnellere, zuverlässigere elektronische Informationen und langfristig geringere Kosten
- Die Entlastung des medizinischen Personals
Quelle: BMG 2024, Digitalisierung im Gesundheitswesen; Andelfinger und Hänsch 2016, S. 27ff
Herausforderungen bei der Digitalisierung sind
- Zeitmangel
- Hohe Kosten und hoher Aufwand bei der Implementierung
- Komplexität bei der Umstellung vorhandener Prozesse und Systeme
- Akzeptanz bei Personal, Patientinnen und Patienten
- Fehlende IT-Fachkräfte aufgrund des momentanen Fachkräftemangels
- Sicherheitsrisiken
- Regulatorische und rechtliche Anforderungen
- Schulungen
Bewertung zur bereits bestehenden Digitalisierung im Gesundheitswesen
Erster Schritt zur Auswertung der zugrunde liegenden Fragestellung war ein speziell entwickelter Fragebogen, der im Anschluss im Rahmen von 60-minütigen online-Interviews von ausgewählten Expertinnen und Experten vom Kommunalunternehmen, der kbo sowie der ITBO beantwortet wurde.
Nach der Einschätzung von Fach- und Führungspersonal verschiedener Standorte und Gesellschaften und übergeordneter IT-Experten, ist der Stand der Digitalisierung für 50 % gut und für 50 % befriedigend befunden worden.
Alle waren sich einig, dass die Digitalisierung für das Fortbestehen unseres Gesundheitssystems essenziell erforderlich ist,
- da die Gesellschaft zusehends altert und damit wachsender Behandlungsbedarf einhergeht
- und es an Fachkräften mangelt.
- Zudem bietet eHealth für Forschung und Entwicklung entscheidende Möglichkeiten zur Verbesserung in der Gesundheitsversorgung.
Im Rahmen der Auswertung der Interviews wurden Inhalte kategorisiert und zu Maßnahmen zusammengefasst.
Veränderungen schmerzen
Als besonders wichtig wird das Erwartungsmanagement eingestuft. Denn Prozesse können nicht eins zu eins übertragen werden. Veränderungen erfordern die Neugestaltung von Prozessen, die letztendlich eine Arbeitserleichterung darstellen. Dazu zeigte sich begleitende Aufklärung und eine dynamische Informationskultur aller Beteiligten als zielführend, um angemessene Erwartungen zu vermitteln und dadurch Frustrationen und Widerstände zu reduzieren.
Die Auswertung der Interviews ergab, dass sich folgende Faktoren positiv auf die Einführung von eHealth-Anwendungen auswirken und für die Digitalisierung förderlich sind:
- Technische Stabilität und schnellerer technischer Support
- Engagierte Führungskräfte und durchdachte Veränderungsbegleitung
- Zielgerichtete und kontinuierliche Schulungen
- Strukturiertes Projektmanagement
- Begleitendes Erwartungsmanagement, Kommunikation und Aufklärung
Erfahrungen aus dem Klinikalltag
Die Praxis zeigt, dass eine solche Umstrukturierung ein komplexer Prozess ist und viele Phasen durchläuft. Veranschaulicht werden diese Phasen sehr gut durch die Kübler-Ross-Kurve, die nicht nur den technischen, sondern auch den menschlichen Aspekt bei Veränderungen mit einbezieht.
Resonanz auf die Masterarbeit Julia Umhaus
Schon bei der Präsentation der Masterarbeit von Frau Umhau im IT-Forum der ITBO, die über 60 Teilnehmende verfolgten, fanden ihre Ergebnisse große Beachtung und positive Resonanz.
Durch die Unterstützung der ITBO und die Auswertung der Expertenmeinungen gelang es Frau Umhau mit ihrer Masterarbeit Optimierungsvorschläge für die Einführung von eHealth in den Kliniken des Bezirks Oberbayern zu identifizieren.
Diese Ergebnisse eröffnen die Chance, die Qualität von IT-Leistungen seitens der ITBO im Sinne ihrer Service-Leistungen gegenüber den kbo-Kliniken zu steigern und somit auch zu einem besseren Patientenerlebnis beizutragen, wie auch kbo-Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern.
Das Ziel der kbo, den digitalen Behandlungsprozess zu realisieren, was ein kbo-weit gleiches Niveau an digitaler Visite, digitaler Medikation und die zur Verfügungstellung von digitalem Entlassmanagement bedeutet, rückt hiermit ein weiteres Stück näher.
Im Artikel „Von der kbo-Gesamtstrategie zur digitalen Patientenakte“ finden Sie mehr über bereits erreichte Erfolge und einen Blick in die zukünftige digitale Transformation für alle kbo-Kliniken.
Welche Pläne hat Frau Umhau für ihre Zukunft?
Da lacht sie nur, denn sie weiß, mit Ihrer Arbeit ist sie am Puls der Zeit. Mit einem persönlichen Satz ergänzt sie:
„Ich möchte der ITBO meinen großen Dank aussprechen. Die freundliche Atmosphäre und Hilfsbereitschaft haben maßgeblich dazu beigetragen, dass mir die Arbeit trotz anderer Herausforderungen wie meiner hauptberuflichen Tätigkeit und meinem kleinen Kind, so gut gelungen ist und Spaß gemacht hat.
Nach finalem Abschluss und Bewertung des Masters werde ich ggf. nächstes Jahr über eine berufliche Veränderung nachdenken und dann ganz bestimmt als erstes bei der ITBO schauen, ob etwas Passendes für mich dabei ist ...
Und auch wir gehen optimistisch voran, denn aus dieser Erfahrung blicken die Kliniken des Bezirks Oberbayern und das Kommunalunternehmen in engem Austausch mit der ITBO in eine zum Wohle von Patientinnen und Patienten wie auch der Mitarbeitenden der kbo, digitalisierte Zukunft.
Das Interview führte Gertrud Engstle am 31.03.2025 in der ITBO.
Gertrud Engstle | 14.04.2025
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Bildquelle: Pixabay, Julia Umhau